یادگیری چگونگی تفویض اختیار به طور موثر، کلید نفوذ خود و چند برابر کردن ارزش خود برای شرکت شما است. تفویض اختیار به شما این امکان را می دهد که از کارمند به مدیر تغییر درجه دهید و کارها را بهتر کنترل کنید.
تفویض اختیار به معنای سپردن مسئولیتی، مانند یک کار یا پروژه، به فرد دیگری است. واگذاری وظایف وقت گیر مشترک به کارمندان یا پیمانکاران سطح پایین یک رویه رایج در میان کارآفرینان کارآمد، صاحبان مشاغل و مدیران است، زیرا به آن ها اجازه می دهد تا بر کارهای تاثیرگذارتری که نیازمند توجه کامل آنها هستند تمرکز کنند.
تفویض اختیار یکی از مهم ترین و موثرترین مهارت های مدیریتی است. بدون توانایی تفویض اختیار مؤثر، امکان پیشروی در مدیریت به سِمتهای بالاتر مسئولیتی برای شما وجود ندارد.
یادگیری نحوه تفویض اختیار تنها در مورد به حداکثر رساندن بهره وری و ارزش شما نیست. همچنین در مورد به حداکثر رساندن بهره وری کارکنان شما است. وظیفه شما به عنوان یک مدیر این است که بیشترین بازدهی را در سرمایه گذاری شرکت روی افراد به دست آورید.
امروزه افراد متوسط با 50 درصد ظرفیت کار می کنند. با مهارت های مدیریت موثر و تفویض اختیار، می توانید از پتانسیل 50 درصدی استفاده نشده برای افزایش بهره وری کارکنان خود بهره ببرید.
وظیفه شما به عنوان یک مدیر توسعه افراد است. تفویض اختیار وسیله ای است که با آن بهترین ها را در افرادی که دارید به نمایش می گذارید.
اولین قدم در یادگیری نحوه تفویض اختیار، فکر کردن به کار است. دقیقاً تصمیم بگیرید که چه کاری باید انجام شود. چه نتیجه ای می خواهید؟
مرحله دوم در تفویض اختیار، تعیین استانداردهای عملکرد است. برای تعیین اینکه آیا کار به درستی انجام شده است یا خیر، چگونه اندازه گیری می کنید؟
مرحله سوم تعیین یک برنامه زمانبندی شده و یک مهلت برای انجام کار است .
شایستگی مطابق با کار کارکنان شما - مدت زمانی که آنها در کار بوده اند و چقدر شایستگی دارند - روش تفویض اختیار شما را تعیین می کند.
شایستگی کم به این معنی است که آنها در کار جدید و بی تجربه هستند. در این مورد، از اولین مرحله سبک تفویض اختیار استفاده کنید. به کارکنان بگویید دقیقاً چه کاری می خواهید انجام دهند.
شایستگی متوسط به این معنی است که کارکنان در کار تجربه دارند. آنها می دانند دارند چه کار می کنند. در این صورت از روش تفویض اختیار مدیریت بر اساس اهداف استفاده کنید . نتیجه نهایی را که می خواهید به کارکنان بگویید و سپس از سر راه آنها کنار بروید و اجازه دهید این کار را انجام دهند.
شایستگی بالا زمانی است که کارمند کاملاً با تجربه و شایسته باشد. روش تفویض اختیار شما در این مورد، تعامل ساده و آسان است. فقط به آن ها یک زمان بدهید و همه چیز را به خودشان بسپارید.
برای مدیریت مؤثر و تفویض اختیار هفت اصل ضروری است:
1. فرد مناسب را انتخاب کنید. انتخاب فرد نامناسب برای یک کار کلیدی دلیل اصلی شکست است.
2. الزامات شغل را با توانایی های فرد مطابقت دهید. اطمینان حاصل کنید که شخصی که کار را به او محول می کنید توانایی انجام کار را دارد.
3. به کارکنانتان اعتماد کنید و مسئولیت کامل را به آن ها بسپارید. این شما را آزاد می کند تا کارهای بیشتر و با ارزش تری انجام دهید. هر چه تعداد بیشتری از وظایف ضروری خود را بتوانید به دیگران محول کنید، زمان بیشتری برای انجام کارهایی خواهید داشت که فقط خودتان می توانید انجام دهید.
4. وظایف کوچکتر را به کارکنان جدیدتر محول کنید تا اعتماد به نفس و شایستگی آنها افزایش یابد.
5. کل کار را محول کنید و در آن دخالت نکنید. صد در صد مسئولیت برای یک کار یک انگیزه اصلی عملکرد است. هر چه بیشتر به افراد مناسب مسئولیت ها را محول کنید، آنها صلاحیت بیشتری خواهند داشت.
6. نتایج را اندازه گیری کنید. کارها را قابل اندازه گیری کنید. اگر نتوانید آن را اندازه گیری کنید، نمی توانید آن را مدیریت کنید. توضیح دهید که چه کاری باید انجام شود، به نظر شما چگونه باید انجام شود و دلایل انجام این کار چیست.
7. تفویض اختیار با مشارکت و بحث. برای پیشنهادات آماده باشید. رابطه مستقیمی بین میزان دعوت از افراد برای صحبت در مورد شغل و میزان درک آن، پذیرش و تعهد به آن وجود دارد. شما باید به گونه ای تفویض اختیار کنید که مردم احساس کنند «این کار من است. متعلق به من است.''
در مورد زمان، پولی که می توانند خرج کنند و افرادی که می توانند برای انجام کار به آنها کمک کنند، با کارمندانتان شفاف باشید.
اهداف، استانداردها و ضرب الاجل های مشخصی را برای وظایف محول شده تعیین کنید. کار بدون زمانبندی، کار نیست.
برای دستیابی به همه چیزهایی که توانایی دستیابی به آنها را دارید، و برای اینکه بتوانید بر روی آن چند کار تمرکز کنید که می تواند بیشترین سهم را در زندگی و کار شما داشته باشد، باید در تفویض اختیار عالی باشید. چه رئیس یا کارمند باشید، این یک کلید جهانی برای موفقیت است . شما باید به طور مستمر به دنبال راه هایی برای برون سپاری، تفویض اختیار و وادار کردن افراد دیگر به انجام کارهایی باشید که نرخ ساعتی کمتری نسبت به آنچه که می خواهید به دست آورید، به شما می پردازد.
راههای مختلفی وجود دارد که میتوانید در تفویض اختیار و برونسپاری یا استخدام افراد دیگر برای انجام بخشهایی از کارتان مؤثرتر شوید تا بتوانید بخشهایی از کارتان را انجام دهید که بیشترین درآمد را دارند.
برای اینکه وظایف محول شده مؤثر واقع شوند، ابتدا باید این سؤالات را در نظر بگیرید:
1.چه کسی می تواند جای شما باشد؟
این سوال را بپرسید: "چه کسی می تواند به جای شما این کار را انجام دهد؟" به یاد داشته باشید، برای اینکه زمان کافی برای انجام آن چند کار مهم داشته باشید، باید همه چیز را محول کنید.
2.چه کسی می تواند بهتر از شما باشد؟
شما باید بپرسید "چه کسی بهتر از من می تواند این کار را انجام دهد؟" یکی از ویژگی های مدیران کارآمد و رهبران موفق این است که می توانند افرادی را پیدا کنند که در کارهای خاص برتر از خود باشند. شما باید پیوسته به دنبال افرادی باشید که بتوانند بخشهای خاصی از کارتان را بهتر از شما انجام دهند.
3.چه کسی می تواند با هزینه کمتر کار را انجام دهد؟
کار را ارزیابی کنید و بپرسید: "چه کسی می تواند این کار را با هزینه کمتر از من انجام دهد؟" بسیاری از شرکت ها و افراد متوجه شده اند که می توانند بخش عمده ای از عملیات خود را به شرکت هایی که در آن زمینه تخصص دارند بسپارند. شرکتهایی که در یک عملکرد خاص تخصص دارند، معمولاً میتوانند کار را ارزانتر و سریعتر از شرکتی که آن کار را به عنوان بخشی از سایر فعالیتهای خود انجام میدهند، انجام دهند.
4. آیا می توان آن را حذف کرد؟
از خود و دیگران بپرسید، "آیا می توان این فعالیت را به طور کلی حذف کرد؟" اگر کار اصلاً انجام نمی شد چه اتفاقی می افتاد؟ بسیاری از وظایف و فعالیتهای معمول در یک شرکت یا کسبوکار را میتوان به راحتی و بدون از دست دادن بهرهوری و افزایش زیاد بیاثری حذف کرد.
شگفت انگیز است که چگونه بسیاری از فعالیت ها در تجارت و زندگی خصوصی انجام می شود که به راحتی می توان آنها را به طور کامل متوقف کرد، بدون ضرر یا ناراحتی برای کسی. ریشه کن کردن این فرصت ها برای افزایش کارایی می تواند فروش و سودآوری یک سازمان یا بخش را به طور چشمگیری افزایش دهد.
برای تفویض اختیار موثر در کار خود با دیگران، شش مرحله وجود دارد که می توانید بردارید. اگر هر یک از این مراحل را نادیده بگیرید، در خطر ارتباط نادرست، سوء تفاهم، تضعیف روحیه و عملکرد ضعیف قرار خواهید گرفت.
1. فرد را با شغل مطابقت دهید
فرد را با شغل مطابقت دهید. یکی از اتلافکنندههای بزرگ در دنیای کار، سپردن کار به فرد نامناسب است. اغلب این کار به شخصی واگذار می شود که قادر به انجام آن به درستی یا انجام آن در برنامه نیست.
تنها پیش بینی دقیق عملکرد آینده، عملکرد گذشته است. قاعده این است که هرگز یک کار مهم را به فردی که آن کار را در گذشته به طور رضایت بخشی انجام نداده است محول نکنید. بی انصافی است که از فردی که قبلاً کاری را انجام نداده است انتظار داشته باشیم که برای اولین بار کار به او داده شود در سطح کیفی کافی عمل کند.
2. در مورد آنچه که باید انجام شود توافق کنید.
هنگامی که فرد مناسب را برای کار انتخاب کردید، وقت بگذارید و در مورد کار با آن شخص صحبت کنید و در مورد آنچه باید انجام شود توافق کنید. هرچه زمان بیشتری برای بحث و توافق بر سر نتیجه یا هدف نهایی صرف کنید و به وضوح مطلق دست یابید، زمانی که فرد شروع به کار کرد، کار سریعتر انجام می شود.
3. توضیح دهید که چگونه کار باید انجام شود.
روش کار مورد علاقه خود را برای فرد توضیح دهید. توضیح دهید که چگونه دوست دارید کار را انجام دهید و چگونه شما یا شخص دیگری آن را در گذشته با موفقیت انجام داده اید.
4. از او بخواهید برداشتش را بگوید.
از شخص بخواهید دستورات شما را به زبان خودش به شما بازگرداند. از او بخواهید آنچه را که به تازگی توضیح داده اید و بر آن توافق کرده اید برای شما توضیح دهد. این تنها راهی است که می توانید مطمئن شوید که طرف مقابل واقعاً کار یا وظیفه ای را که به او محول شده است درک می کند یا نه.
5. یک ضرب الاجل تعیین کنید.
یک ضرب الاجل و یک برنامه برای تکمیل کار تعیین کنید. در عین حال، ترتیب گزارش دهی منظم و بازرسی دوره ای را بدهید. در صورت وجود تأخیر یا مشکل، از بازخورد و سؤالات خود دعوت کنید.
6. مدیریت با استثنا
هر زمان که ممکن است با استثنا مدیریت کنید. مدیریت بر اساس استثنا یک ابزار مدیریت زمان قدرتمند است که می توانید از آن برای کار موثرتر با افراد دیگر استفاده کنید.
اگر کار در مسیر درست و طبق برنامه باشد، مدیریت بر اساس استثنا به این معنی است که فرد مجبور نیست به شما گزارش دهد. اگر از او خبری ندارید، می توانید فرض کنید که همه چیز خوب پیش می رود. فرد فقط باید زمانی به شما گزارش دهد که یک استثنا رخ دهد و مشکلی در انجام کار به موقع و در سطح کیفیت مورد توافق وجود داشته باشد.
آموزش تصویری حرکات بدنسازی
مشاهده
وبلاگ کسب و کار
مطلب مرتبط
۱۰ نمونه از نقاط قوت و ضعف برای مصاحبههای شغلی
مطلب مرتبط
عدم استفاده از این نکات مصاحبه شغلی میتواند شانس شما را برای گرفتن آن شغل کاهش دهد
